怎样用英文写工作邮件？

商务印书馆英语编辑室 2022-06-09

曾有读者留言，询问有与英文工作邮件有关的问题。小编从我们的书里摘录一段作为回应，希望对大家有所帮助。

工作邮件小贴士

在书写正式邮件或工作电子邮件时，首先应清楚内容应该简洁明了。遵守正式电子邮件的写作规则，能避免在电子邮件这类交际方式中常出现的一些问题，从而达到有效沟通的目的。

称呼语（Salutations）

一般来说，在电子邮件的开头最好先问候一下对方，而不是开门见山地直入主题。就像日常生活中见面后互致问候一样，邮件开头的问候语（greetings）可以表示：
友好和善意；对对方的尊重。但是，如果就某一主题要跟同事写一系列的简短电子邮件，一般只需在第一封电子邮件里客套一下，在之后的邮件里就可以直接讨论，不用再写称呼语了。问候的方式因人而异，没有一定的规则可循。一般来讲，在给一般同事或者不太熟悉的人写邮件时，可以直接以“Hello”开头，或者使用Hello+名字，如“Hello James”。如果是熟人，还可以用更加随意的称呼语，如“Hi”或者Hi+名字，如“Hi James”。在另外一些情况下最好使用较正式的称呼语，以体现对对方的尊重，尤其是当对方比你年长，职位、头衔比你高，或者对方的国家或文化更强调礼节时。如果你不知道该如何称呼对方，对方是男士可以用Dear Mr +名字，如“Dear Mr Sanchez”；对方是女士可以用Dear Ms + 名字，如“Dear Ms Sanchez”。一般来说，假如对方在电子邮件中只使用了自己的名（first name），你便可以省略姓而直接称呼对方的名。使用比较正式的称呼语时，称谓必须准确。除了Dear Mr +名字或者Dear Ms +名字这种最普遍的称谓之外，如果对方是博士，就应该在称呼语中提到这一点，如“Dear Doctor Sanchez”。

主题栏（Subject lines）

充分利用邮件的主题栏，来节省对方阅读邮件的时间。主题栏可以给写信人提供向对方说明邮件目的的机会，使读者在还没有打开邮件之前就能知道该邮件的来意。如果要给一家公司写信咨询该公司所生产的一款产品的信息，那么在主题栏就应写明产品名称，并告知对方你需要该款产品的信息。例如： Subject: Balance bike (ref: N765) info required主题：请提供平衡车（产品编号：N765）的资料在主题栏应该精练地说明邮件的重要信息。阅读下面这几条主题，看看它们如何简洁地概括了邮件的主要内容：
Subject: Meeting Room changed to mr5Subject: Lunch (Fri 9 Oct) cancelledSubject: REQ: Jan's sales figuresSubject: Reminder: 5-year plan due

内容和长度（Content & length）

在开始写邮件正文时，先考虑以下两个问题：
写这封邮件的目的是什么？想让对方读完邮件后做些什么？要知道大多数人每天在工作中都会收到许多封电子邮件，一封一封读完需要花很长时间。正因如此，写得很长的邮件是不受欢迎的！写邮件时，应直抒胸臆，内容清晰。可以从以下几个方面入手：

写好开头：最好用简短的语言点明主题；
利用段落：将正文分段，每段不宜写得太长，并且只包含一个要点，以方便读者快速理解；
在较长段落中，要注意不遗漏重要信息；
利用标题：如果邮件中包含几个方面的主题，可以考虑在正文中给每个部分拟贴切的标题；
利用序号：如果邮件中含有几个要点，则可以用序号将这些要点标识出来，这样对方在回复时也能更有针对性；
段落之间空一行；
使用短句：尽量使每句话最长不超过20个单词，这样既好读又易懂；
最后，如果可以的话，尽量将邮件正文安排在同一页面上，这样读者不用翻页或者下拉就可以读完整封邮件。

读下面这封邮件，思考下列问题：作者组织和呈现内容的方式是否清晰？作者在写邮件时是否考虑到读者的需求？

Subject: conference dinner

From: "Hill, Lucy" <Lucy.Hill@bigbook.com.uk>

To: "Ollie Walsh"

Hi Ollie

Thanks again for offering to help out with the arrangements for the conference dinner. I do appreciate it. I met with David yesterday to finalize details and here's what we decided: The venue (Carmichael Hall) is booked for Dec 18th, 7:00 - 12:00. Your contact there is Julia Winters on 01354 638976. Invitations should go out to all conference delegates the week starting November 3rd. The invitations are currently with the printers, btw, and when they are returned to us (this Friday) will need checking against the original delegate list which I'll get Sujata to send to you. Hallidays, the caterers, will need to know final numbers by Dec. 10th, latest. Please call them to let them know. Last of all, please could you liaise with Sujata over the timing of the speeches and let the relevant people know when their slot is.

Many thanks,

Lucy

同样的邮件，如果作者能够站在读者的角度，对邮件进行如下调整，那么表达效果会大不一样：

把一大段话按照内容分为几个小段；
给每一小段写一个标题；
在段落间空行。

修改后的邮件如下：

Subject: conference dinner

From: “Hill, Lucy” <Lucy.Hill@bigbooks.co.uk>

To: “Ollie Walsh”

Hi Ollie

Thanks again for offering to help out with the arrangements for the conference dinner. I do appreciate it. I met with David yesterday to finalize details and here's what we decided:

Venue

The venue (Carmichael Hall) is booked for Dec 18th, 7:00 – 12:00. Your contact there is Julia Winters on 01354 638976.

Invitations

The invitations are currently with the printers. When they are returned to us (this Friday) they will need checking against the original delegate list which I'll get Sujata to send to you. Invitations should go out to all conference delegates the week starting November 3rd.

The caterers

Hallidays, the caterers, will need to know final numbers by Dec. 10th. Please call them to let them know.

Speeches

Last of all, please could you liaise with Sujata over the timing of the speeches and let the relevant people know when their slot is.

Many thanks,

Lucy

缩略词（Abbreviations）

缩写形式如I'm，he's，can't等一般认为可以在正式的工作邮件中使用，但不能用在书面信函里。
另有一些缩略形式，例如用字母“U”代表“you”，“plz”代表“please”，以及“tx”代表“thanks”等，虽然可以在个人电子邮件中使用，带不适合出现在正式或工作邮件中。同样，表情符号或图标，也不应出现在正式或工作邮件里。

收尾（Ending a formal email）

在写完电子邮件正文后，一般不直接以“Yours...”收尾，而要先另起一行写一两句过渡语。
过渡语写什么取决于写邮件的目的。下面列举了一些常用过渡语： I hope to hear from you soon.I look forward to hearing from you soon.I look forward to your response.Many thanks for your time.Thanks again for this.Many thanks in advance.Thank you for taking the time to answer my questions.I hope this helps.Please do get in touch if you have any more queries.Please do not hesitate if you have any questions.Do let me know what you think. 像邮件开头时要写问候语一样，结尾时也应写结束语。但并不是人人都这样做，有人在结尾处只是署名。没有结束语而草草收尾，会使邮件看起来不够礼貌。尤其是在表达不同看法或者指出对方存在问题的邮件中，不写结束语会显得不够客气。虽然在正式的或工作电子邮件中，有一些常用结束语，但是关于结束语的使用并没有固定的规则。下面是一些常用结束语：
Many thanksThank youThanks againBest regards
Kind regardsWith kind regardsBest wishesWith best wishes

以上内容整理自《英语写作轻松学》，有删节。图片来自网络。

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